Impressum
Diese Web-Seite (Internetportal) huellhorst.de ist ein Projekt der Gemeinde Hüllhorst:
Allgemeine Informationen nach § 5 Telemediengesetz
Die Gemeinde Hüllhorst ist eine Körperschaft des Öffentlichen Rechts und wird vertreten durch:
Dieser Internetauftritt wird technisch mit dem Contentmanagment-System IKISS der Firma Advantic umgesetzt. Innerhalb dieses Systems bestehen Ebenen, die in Zusammenarbeit mit dem Kreis Minden-Lübbecke sowie den kreisangehörigen Kommunen entstanden sind.
Webhosting und Erstellung des graphischen Grundmodells:
Kommunales Rechenzentrum
Minden-Ravensberg/Lippe (KRZ)
Postfach 4 69
D-32634 Lemgo
Tel.: 05261 / 252-0
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Rechtshinweise
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Rechtsverbindliche E-Mails an die Gemeinde Hüllhorst
Die Nutzung von E-Mail im täglichen Geschäftsleben wird immer selbstverständlicher. Die Kommunikation über E-Mail verschafft insbesondere Zeitvorteile auf Seiten des Versenders und des Empfängers. Mit der Gemeinde Hüllhorst kann bereits seit Jahren elektronisch in Kontakt getreten werden. Alle Organisationseinheiten und Mitarbeiter der Gemeindeverwaltung sind über E-Mail direkt erreichbar.
Für das Verwaltungsverfahren richtet sich die elektronische Kommunikation nach § 3a Verwaltungsverfahrensgesetz für das Land Nordrhein-Westfalen (VwVfG NRW). Danach ist die Übermittlung elektronischer Dokumente zulässig, soweit der Empfänger hierfür einen Zugang eröffnet hat. Nach allgemeinen Grundsätzen sowie den §§ 126a und 126b Bürgerliches Gesetzbuch (BGB) gilt entsprechendes im Privatrecht.
Dabei unterscheidet man grundsätzlich zwischen formfreien Vorgängen und formgebundenen Vorgängen, für die das jeweilige Gesetz eine bestimmte Form vorschreibt (beispielsweise Schriftform mit eigenhändiger Unterschrift). Mit der Einrichtung einer virtuellen Poststelle (VPS) und einer zentralen DE-Mail-Adresse bietet Ihnen die Gemeinde Hüllhorst die Möglichkeit zur rechtsverbindlichen elektronischen Kommunikation für formgebundene Vorgänge. Für alle anderen E-Mail-Adressen der Gemeinde Hüllhorst wird der rechtsverbindliche Zugang ausdrücklich nicht eröffnet. Dies bedeutet beispielweise, dass Sie über andere E-Mail-Adressen keine Anträge verbindlich stellen können oder Fristen gewahrt bleiben.
Die Gemeinde Hüllhorst eröffnet einen Zugang zur elektronischen Kommunikation nach Maßgabe der im Folgenden aufgeführten elektronischen Kommunikationsregeln, die ausschließlich für die Kommunikation mit der Gemeindeverwaltung gelten. Sollten Sie noch nicht die Technik der elektronischen Kommunikation nutzen können, bitten wir Sie auf die papiergebundene Kommunikation zurückzugreifen.
Virtuelle Poststelle (VPS)
Die Gemeinde Hüllhorst bietet Ihnen die Möglichkeit zur rechtsverbindlichen elektronischen Kommunikation (E-Mail/Internet) mit der Gemeindeverwaltung. Hierfür benötigen Sie eine qualifizierte elektronische Signatur, die mit der handschriftlichen Unterschrift in den meisten Fällen gleichgestellt ist.
Die rechtsverbindliche Kommunikation über E-Mail ist an bestimmte Voraussetzungen geknüpft und muss verschlüsselt werden.
Für weitere Informationen beachten Sie bitte die folgenden Rahmenbedinungen zur elektronischen Kommunikation im Verwaltungsverfahren.
Rahmenbedingungen zur elektronischen Kommunikation im Verwaltungsverfahren
1. Grundsätze der elektronischen Kommunikation
Für eine formfreie Kommunikation (hier ist Ihre eigenhändige Unterschrift nicht zwingend vorgeschrieben) wurde folgende E-Mail-Adresse eingerichtet: info@huellhorst.de
Formfreie E-Mails können zudem auch an alle auf www.huellhorst.de angebotenen oder auf Briefköpfen der Gemeinde Hüllhorst ausgewiesenen E-Mail-Adressen gesendet werden.
Für eine formgebundene Kommunikation (hier ist Ihre eigenhändige Unterschrift gesetzlich vorgeschrieben) müssen Sie Ihr Dokument oder Ihre E-Mail mit einer so genannten qualifizierten elektronischen Signatur gemäß § 2 Absatz 1 Nr. 2 Signaturgesetz (SigG) versehen.
Für signierte und/oder verschlüsselte E-Mails und Anlagen steht Ihnen ausschließlich folgende E-Mail-Adresse zur Verfügung: poststelle@vps.huellhorst.de
Beachten Sie bitte, dass wir auf dieser E-Mail-Adresse aus Datenschutzgründen nur verschlüsselte E-Mails entgegen nehmen. Unverschlüsselte E-Mails gelten als nicht den Kommunikationsregeln entsprechend und werden nicht weiter verarbeitet.
2. Formate
Möchten Sie Dateien an die Verwaltung übertragen oder senden, so beachten Sie bitte, dass nicht alle auf dem Markt gängigen Dateiformate und Anwendungen unterstützt werden. Folgende Dateiformate können derzeit verarbeitet werden:
• Acrobat Reader ab Version 3.0 (.pdf)
• Rich Text Format (.rtf)
• Microsoft Word 2010 (.docx)
• Tagged Image Format (.tif)
• Joint Photographic Experts Group (.jpeg, .jpg)
Die maximale Dateigröße für Anhänge (Medien) beträgt 20 MB. Sofern Sie abweichende Dateiformate oder Dateien mit Makros verwenden, kann Ihr Dokument nicht entgegen genommen und verarbeitet werden. Sollten Ihre Dokumente von uns nicht lesbar sein, ein nicht zugelassenes Dateiformat oder Signatur enthalten oder in sonstiger Weise nicht bearbeitbar oder ungültig sein, werden wir Sie umgehend über diesen Umstand informieren.
3. Verschlüsselung Ihrer Dokumente
Sofern Sie uns eine rechtsverbindliche E-Mail senden wollen, ist eine weitergehende Verschlüsselung jedoch zwingend erforderlich. Beachten Sie bitte, dass solche signierten und verschlüsselten E-Mails nur auf folgender Adresse entgegen genommen werden können: poststelle@vps.huellhorst.de
Verschlüsselt bedeutet, dass nur der Empfänger den Inhalt der E-Mail lesen kann. Für jeden anderen, der Zugriff auf die E-Mail hat (z.B. Mitarbeitende beim E-Mail-Provider), ist der Inhalt unleserlich – eben verschlüsselt.
Schritt 1
Stellen Sie sicher, dass Ihr E-Mail-Programm über die Möglichkeit verfügt Zertifikate zu verwalten bzw. installieren Sie ein geeignetes E-Mail-Programm. Verschlüsselung (auf der Senderseite) und Entschlüsselung (auf der Empfängerseite) benötigen immer 2 Schlüssel – einen öffentlichen und einen privaten Schlüssel.
Schritt 2
Laden Sie sich hier den Öffentlichen Schlüssel der Gemeinde Hüllhorst herunter und installieren ihn in Ihrem E-Mail-Programm:
Download Öffentlicher Schlüssel
Schritt 3
Senden Sie Ihre E-Mail verschlüsselt an poststelle@vps.huellhorst.de.
Sollten bei der Entschlüsselung Schwierigkeiten auftreten, werden wir uns umgehend mit Ihnen in Verbindung setzen, wenn Sie als Absender zu ermitteln sind.
De-Mail
Eine De-Mail mit Absenderbestätigung im Sinne des § 5 Absatz 5 des De-Mail Gesetzes ersetzt nach § 3a des VwVfG NRW, nach § 36a des Ersten Buches Sozialgesetzbuch sowie nach § 87a der Abgabenordnung die Schriftform. Sie können daher auch über De-Mail mit Absenderbestätigung rechtsverbindlich mit der Gemeinde Hüllhorst elektronisch kommunizieren.Voraussetzung für die Nutzung von De-Mail ist die Einrichtung eines entsprechenden De-Mail-Kontos. Weitere Informationen erhalten Sie unter Informationsportal De-Mail.
Die Einrichtung eines De-Mail-Kontos ermöglicht Ihnen den verschlüsselten und authentifizierten Versand von elektronischen Nachrichten und Dateianhängen. Formfreie Dokumente und Vorgänge, die Sie aus Gründen der Vertraulichkeit verschlüsselt übersenden möchten, können auch über De-Mail an die Gemeinde Hüllhorst übersandt werden.
Die zentrale De-Mail Eingangsadresse der Gemeinde Hüllhorst lautet poststelle@huellhorst.de-mail.de